Jeg finder sammen med jer den tekniske dokumentation, som I allerede har i form af tekster, illustrationer og fotos fra jeres vejledninger, brochurer, anvisninger, manualer og hjemmeside. Der mangler utvivlsomt en del dokumentation hos jer for at opfylde kravene til dokumentationen om sikkerhed, og det skriver jeg oplæg til, som derefter tilrettes i samarbejde med jer. Jeg bestræber mig på, at I skal lave så lidt som muligt.

Restrisiko

Erfaringer viser generelt, at det er beskrivelsen af såkaldt restrisiko, der byder på mest udfordring. Måske også fordi medarbejderne fra Sikkerhedsstyrelsen ved kontrol af Brugsanvisningen – helt relevant har meget fokus på dette. Restrisiko er beskrivelse af de farer, som ikke kan elimineres via sikkerhedsafskærmninger og lignende, men for eksempel findes ved udførelse af reparation, vedligehold, rengøring, afprøvning, pludseligt opstået brud på beholdere, pakninger og slanger, fjernelse af ting, der blokerer for drift og andet. Via en tjekliste udføres risikoanalysen så grundigt, at beskrivelse af restrisiko både bliver nyttig for brugerne, og også byder på bedst mulig ansvarsfraskrivelse for producenten af anlægget, maskinen eller produktet.

Også data om bæredygtighed i Brugsanvisningen

Dokumentationen i forbindelse med bæredygtighedscertificeringer skal indeholde mange af de samme informationer, som kræves om sikkerhed via Maskinforordningen, så det er utroligt oplagt, at supplere den lovpligtige Brugsanvisning med de yderligere informationer om energibesparende drift, vedligehold med henblik på forlænget levetid og forventede muligheder for senere opdateringer, som kræves til bæredygtighedscertificeringer. Alle vil oftere i fremtiden skulle opfylde kravene til dokumentation i forbindelse med det danske bygningsreglements lovpligtige bæredygtighedsklasse, DGNB-certificeringer, BREEAM certificeringer og LEED-certificeringer. Dette giver også konkrete eksempler på jeres velvilje til fremme af ressource-besparelse og fremme af bæredygtighed, og det ønsker og efterspørger flere kunder mere end nogensinde. Optimal dokumentation bidrager til øget efterspørgsel og potentiale for større salg og bedre indtjening.

Udgifter til oprettelse og vedligehold af den optimale tekniske dokumentation betaler sig i fremtiden hjem mange – mange gange.

a. Manualer i Word, som konverteres til pdf-filer for offentliggørelsen

b. Manualer i InDesign, som konverteres til pdf-filer for offentliggørelsen

c. Manualer i Arbortext med ”automatisk” oversættelse via softwaren Phrase (tidligere Memsource), som konverteres til pdf-filer for offentliggørelsen og også direkte til html-filer, som er basis i hjemmesider, så html-filer downloades på splitsekunder til PC’er, tablets og SmartPhones.

d. Manualer i Arbotext gøres automatisk kortfattede via tilpasning af indholdet i Brugsanvisningen til hvert specialfremstillet anlæg, maskine eller produkt, som fremkommer helt automatisk via kommunikation mellem Arbortext og forskellige typer salgs-, beregnings- og konstruktionssoftware og nogle af ERP-systemerne.